Eczane Personeli Eğitimi: Etiket ve Teslim İçin İş Tanımı

Bir eczanede tezgâhın arkasında çoğu zaman eczacıdan fazla kişi çalışır. Kutuları raftan toplayan, etiketi basan, poşeti hazırlayan, sonra teslim için eczacıya uzatan kişi aynı kişi değildir. Yeni bir çalışan geldiğinde bu işlerin nasıl yapıldığı genellikle "yanımda dur, izle" diye öğretilir. İzleyerek öğrenilen iş, öğretenin alışkanlıklarını da taşır; doğrusu kadar kısayolları da.

Bu rehber, etiket ve teslim işini personel için yazılı hale getirmenin bir çerçevesini veriyor. Mevzuatın sınırını çizdiği yerleri kaynaklarıyla, gerisini tezgâhta işe yarayan pratiklerle anlatıyoruz.

Sınır: eczacılık hizmetini eczacı sunar

TİTCK'nın İyi Eczacılık Uygulamaları Kılavuzu personel konusunu üç maddede toplar (kılavuz):

Eczanelerde çalışan personel, mesul müdür eczacının sorumluluğu altında çalışır; çalışanların personel defterine kaydı yapılır (8.1).
Eczanelerde hasta veya hasta yakınına eczacılık hizmeti sadece eczacı tarafından sunulur (8.2).
Eczanede yürütülen diğer hizmetler için eczacı yardımcı personele iş dağılımı yapabilir. Eczacılık hizmeti dışındaki bu faaliyetler yazılı hale getirilerek diğer çalışanlara imza karşılığı bildirilir. Eczacı bu çalışmaları denetler ve koordine eder (8.3).

Eczacılar ve Eczaneler Hakkında Yönetmelik de personelin mesul müdürün sorumluluğunda çalıştığını (md. 37) ve çalışma sırasında göğüs cebinde adı soyadı yazan beyaz önlük giyilmesini (md. 36) düzenler (yönetmelik).

Etiket işinde kim ne yapar?

Kılavuzun çizdiği sınırı etiket akışına uygulayınca şöyle bir ayrım çıkar. Bu bir öneri tablosudur; kendi eczanenizin düzenine göre uyarlayın.

İş	Kim yapar?	Not
Reçeteyi bütün olarak okumak, hekimle temas	Eczacı	Kılavuz 10.ç.1, 10.ç.2
Kutuları raftan toplamak	Personel	Eczacı kontrol eder
Tarif etiketini basmak	Personel	Doz, eczacının onayladığı hekim dozudur
Etiketi doğru kutuyla eşleştirip yapıştırmak	Personel	Kabartma yazı ve karekod açıkta kalır
Etiketteki ilaç adı ve dozu son kez kontrol etmek	Eczacı	Teslimden önce
Hastaya kullanım şeklini anlatmak	Eczacı	Kılavuz 8.2

Tablodaki "personel" işleri eczacının denetimindedir. Kılavuzun 8.3 maddesi bu işlerin yazılı tarifini ve imza karşılığı bildirilmesini ister; aşağıdaki şablon bunun için bir başlangıçtır.

Yazılı tarif için bir şablon

Etiket ve teslim işini tek sayfalık bir talimata dökmek yeterlidir. İçinde şu başlıklar olsun:

Etiket ne zaman basılır? Kutu elinize alındıktan sonra; önceden basıp biriktirmek yok.
Etikette ne yazar? TİTCK'nın 24.10.2024 tarihli yazısına göre dört bilgi: hasta adı soyadı, ilaç adı, hekim tarafından önerilen doz ve kullanım şekli (yazının PDF'i). Başka not, uyarı ya da kampanya bilgisi eklenmez.
Nereye yapıştırılır? İlacın adını, karekodu, son kullanma tarihini ve kabartma (Braille) yazıyı kapatmayan düz bir yüze.
Eşdeğer değişirse? Etiket kutudaki ilaca göre yeniden basılır.
Etiket yanlış basılırsa? Hasta adı taşıdığı için yırtılarak ya da okunmaz hale getirilerek atılır.
Ne zaman eczacıya sorulur? Doz alanı boşsa, reçetedeki doz ile etiketteki doz farklıysa, hasta bir soru sorduysa.

Talimatın altına çalışanın adı, imzası ve tarih eklenir. Kılavuzun istediği "imza karşılığı bildirim" budur.

Gizlilik eğitimi

Etiket hasta adı taşır, reçete teşhis taşır. Personelin bu bilgilerle ne yapacağını bilmesi gerekir. Yönetmeliğin 32. maddesi reçetelerin hekim, hasta ve hastanın yakını dışında kimseye gösterilmesini yasaklar. Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 2018/10 sayılı kararı ise özel nitelikli veri işleyen çalışanlar için şu önlemleri sayar: Kanun ve veri güvenliği konusunda düzenli eğitim, gizlilik sözleşmeleri, erişim yetkilerinin kapsamının ve süresinin net tanımlanması, işten ayrılışta yetkilerin derhal kaldırılması (karar). Tezgâhta uygulanabilecek önlemleri eczanede KVKK rehberinde topladık.

Yazılı prosedür isteyen diğer konular

Kılavuz, personele yazılı ya da düzenli eğitim istediği başka konular da sayar:

Buzdolabı: Buzdolabı içi sıcaklık kayıtlarının düzenli tutulması ve ürünlerin uygun bölümde saklanması konusunda eczacı tarafından personele düzenli eğitim verilir (10.c.6).
İmha ve geri çekme: İlaçların imhası ve geri çekilmesi halinde yapılacak işlemlere ilişkin yazılı bir prosedür oluşturulur ve tüm personele imza karşılığı duyurulur (10.d.3). 2024 tarihli geri çekme yönetmeliği de ürünü satan ve kullanıma sunan kuruluşların bir geri çekme planına sahip olmasını ister (md. 6/2-ç) (Resmî Gazete). Ayrıntılar ilaç geri çekme rehberinde.
Duyurular: Eczacılar Bakanlık, Kurum, il sağlık müdürlüğü ve TEB duyurularını takip eder ve gereğini yapar (15.3). Önemli bir duyuruyu personelin okuyacağı bir yere yazmak, takibin parçasıdır.

Hata olduğunda

En iyi düzenlenmiş eczanede de etiket yanlış kutuya gider, eşdeğer değişimi sonrası eski ad basılır, bir kutu poşete girmez. Önemli olan hatanın fark edildiği anda ne yapıldığıdır. Personel için kural basit olmalı: hatayı fark eden kişi eczacıya hemen söyler, kimse hatayı sessizce düzeltmeye çalışmaz. Hasta eczaneden ayrıldıysa onunla iletişime geçip geçmemeye ve ne söyleneceğine eczacı karar verir.

İyi Eczacılık Uygulamaları Kılavuzu, eczacının gözlemlediği ya da hastalar ve diğer sağlık profesyonelleri tarafından iletilen ilaç kullanım hatalarını doğrudan ya da il sağlık müdürlükleri aracılığıyla Kuruma bildirmesini ister (5.b.4). Bildirim kanalları TİTCK'nın farmakovijilans sayfasında listelenir. Eczanenin kendi içinde ise kısa bir hata defteri tutmak işe yarar: ne oldu, nasıl fark edildi, bir daha olmaması için ne değişti. Defterdeki kayıtlar yeni çalışanın eğitiminde en öğretici malzemedir; kayıtlarda hasta adı yerine yalnızca tarih ve olayın kısa tarifi yeterlidir.

Stajyerler

Eczanede staj yapan eczacılık öğrencileri de tezgâh arkasındadır. Yönetmelik stajyerlerin giriş ve çıkışlarının özel bir deftere kaydedilmesini, staj sonunda çalıştıkları süreyi ve yaptıkları çalışmaları gösteren belgenin fakülteye gönderilmesini ister (md. 38). Kılavuz da eczacının stajyerlerin yetiştirilmesinde eğitici olarak katkıda bulunmasını, onların mesleki bilgileri ve etik kuralları öğrenmesini sağlamaya çalışmasını öngörür (8.6). Etiket ve teslim talimatını stajyere de imzalatmak, hem onun hem eczanenin işini kolaylaştırır.

İlk hafta için bir plan

Yeni bir çalışanın ilk haftasını şöyle bölmek işe yarar:

1. gün: Yazılı talimatları okumak ve imzalamak. Tezgâhın, rafların ve buzdolabının düzenini tanımak.
2–3. gün: Eczacının yanında etiket basmak ve yapıştırmak. Her etiketi eczacı kontrol eder.
4–5. gün: Kendi başına etiket hazırlamak; eczacı teslimden önce son kontrolü yapar. Hatalı basılan etiketlerin nasıl atıldığını uygulamada görmek.

Bir hafta sonunda kontrol edilecek tek şey hızı değil, eşleştirmedir: her etiket doğru kutuda mı, kabartma yazı açıkta mı, ilaç adı kutudakiyle aynı mı?

ilaçtarif® ile

ilaçtarif®'te etiket basma işi tek ekrandan yürür: Medula'daki reçete tek tıkla programa gelir ve reçetedeki ilaçların tarif etiketleri aynı ekranda sıralanır; reçetesiz bir ürün için Elden Etiket ekranında ilaç adına göre arama yapılır. Emanet verilen ilaç için Emanet Etiketi tarih ve saati bilgisayardan otomatik basar. Etiketteki doz her zaman eczacının hekim talimatına göre girdiği ya da onayladığı dozdur. Kurulum ve kullanım soruları için destek ekibine lisans süresi boyunca WhatsApp, telefon ve uzaktan bağlantıyla ulaşılabilir.

ilaçtarif®’i ücretsiz deneyin

Barkodu okutun; hasta adı soyadı, ilaç adı, hekimin önerdiği doz ve kullanım şekli 60×40 mm sarı termal etikete basılsın.

Ücretsiz deneyin 0850 885 07 97

Sık sorulanlar

Eczane çalışanı hastaya ilaç anlatabilir mi?

İyi Eczacılık Uygulamaları Kılavuzu'na göre eczanelerde hasta veya hasta yakınına eczacılık hizmeti sadece eczacı tarafından sunulur (8.2). Kullanım şekli ve doz gibi konularda bilgilendirme eczacılık hizmetinin parçasıdır.

Görev dağılımını yazılı yapmak zorunlu mu?

Kılavuzun 8.3 maddesine göre eczacılık hizmeti dışındaki faaliyetler için eczacı yardımcı personele iş dağılımı yapabilir; bu faaliyetler yazılı hale getirilerek diğer çalışanlara imza karşılığı bildirilir ve eczacı bu çalışmaları denetler.

Personel için KVKK eğitimi gerekli mi?

Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 2018/10 sayılı kararı, özel nitelikli kişisel veri işleyen çalışanlara Kanun ve veri güvenliği konusunda düzenli eğitim verilmesini ve gizlilik sözleşmeleri yapılmasını önlemler arasında sayar.

İlgili sayfalar

Kaynaklar

TİTCK, İyi Eczacılık Uygulamaları Kılavuzu, 5.b.4, 8.1–8.3, 8.6, 10.c.6, 10.d.3, 15.3: www.titck.gov.tr
Eczacılar ve Eczaneler Hakkında Yönetmelik, güncel metin, md. 32, 36, 37, 38: www.mevzuat.gov.tr
Kişisel Verileri Koruma Kurulu, 31.01.2018 tarihli ve 2018/10 sayılı karar: www.kvkk.gov.tr
Beşeri Tıbbi Ürünler ve Özel Tıbbi Amaçlı Gıdaların Geri Çekilmesi Hakkında Yönetmelik, Resmî Gazete 23.10.2024, sayı 32701, md. 6: www.resmigazete.gov.tr
Antalya İl Sağlık Müdürlüğü, 30.10.2024 tarihli yazı (TİTCK'nın 24.10.2024 tarihli yazısını iletir): www.antalyaeo.org.tr